Privacyverklaring de Knoop mediation

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van alle personen die contact met hebben met de Knoop mediation of die de website van de Knoop mediation bezoeken.

De Knoop mediation betracht de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

In deze verklaring staat hoe de Knoop mediation omgaat met uw persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG) of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met opnemen met de Knoop mediation:
t:  06 49 630 960
e: info@deknoopmediation.nl 

Een klacht kunt u ook rechtstreeks indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.


Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Contact
Als u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of per telefoon verwerken wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt. Het gaat dan om uw contactgegevens zoals uw naam, e-mailadres en telefoonnummer en de reden waarom u contact met ons opneemt.

Mediationdossier
Als u een opdracht verstrekt, verwerkt de mediator de persoonsgegevens die u en de andere deelnemer in de mediation aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Ook verwerkt de mediator persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens. Voor de verwerking van gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens vraagt de Knoop mediation u expliciet om toestemming. Die toestemming geeft u als u de mediationovereenkomst ondertekent.

Facturering
Als u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Voor welke doeleinden en op welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?
Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt, gebruiken wij om contact met u op te nemen als dat nodig is, bijvoorbeeld als u via de website een vraag hebt gesteld. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Mediationdossier
De mediator legt persoonsgegevens vast in het mediationdossier. Daarmee verwerkt de mediator de persoonsgegevens die u in het kader van een mediationopdracht hebt verstrekt om de mediationovereenkomst te kunnen uitvoeren. Soms is tijdens het mediationtraject ook de verwerking van gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk. Dat is vooraf niet altijd te voorzien. Daarom vraagt de mediator u expliciet om toestemming om deze persoonsgegevens te verwerken. U geeft die toestemming met de ondertekening van de mediationovereenkomst. U hebt het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator verwerkt dan geen gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens meer van u. Omdat de mediator deze gegevens alleen verwerkt indien en voor zover de  verwerking daarvan noodzakelijk is voor het mediationtraject, zal de mediator dat traject dan niet meer kunnen voortzetten.

Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit, uit te voeren.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Mediationdossier
Vanwege de maximale verjaringstermijn bewaren wij het mediationdossier en de daarin opgenomen persoonsgegevens in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld als de verjaringstermijn wordt gestuit of als de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie
Om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht bewaren wij onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop persoonsgegevens zijn vermeld, gedurende zeven jaar na afloop van het boekjaar.

Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende twee jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw gegevens uitsluitend met uw instemming en alleen als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de mediationovereenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de inschakeling van een financieel deskundige of advocaat. Deze derden zijn in de regel ook verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de AVG. U mag van hen hetzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid verwachten als u van ons mag verwachten. Als deze derden geen verwerkingsverantwoordelijke zijn, sluiten wij met hen een verwerkingsovereenkomst waarin hetzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is vastgelegd.  

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier. Ook kunnen persoonsgegevens voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt. Op deze manier worden uw gegevens verwerkt door onze ICT provider. Ook deze ICT provider is verwerkingsverantwoordelijke en moet voldoen aan de eisen van de AVG.  

Als u, of een andere deelnemer die betrokken was bij uw mediation een klacht indient tegen de mediator en deze klacht betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan, dan kan de Knoop mediation uw persoonsgegevens verstrekken aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld. 

Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving worden verplicht bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.  

Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden.

Wat zijn uw rechten?
U hebt de volgende rechten:
a.              Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b.             Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens als deze niet juist zijn of onvolledig.
c.              Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of - in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
d.             In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e.             Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
 
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u deze kunt uitoefenen verwijzen wij u naar de artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  

U kunt over deze rechten contact met ons op te nemen via t:  06 49 630 960 of e: info@deknoopmediation.nl

Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de van toepassing zijnde regelgeving. In dat geval passen wij deze privacyverklaring aan. Bij ingrijpende wijzigingen plaatsen wij een melding op de website en brengen wij onze cliënten u per e-mail van de wijziging op de hoogte.

 

 

 

 
 

© de Knoop mediation